Index může ohromně zlepšit přístupnost knihy nebo dokumentu, protože obsahuje seznam důležitých slov a frází a čísla stránek, na která jsou odkazovány.
Píšu svou první knihu v současné době - o ochraně osobních údajů v systému Windows 10 - a jednou z věcí, které jsem do ní chtěl přidat, je index nejdůležitějších slov a frází, aby uživatelé mohli index používat jako odkaz na rychle vyhledat informace.
Microsoft Word 2016 přichází s možnostmi vytvoření indexu; proces sám o sobě není vůbec komplikovaný, ale stále může být matoucí, jak začít.
Vytvoření indexu v aplikaci Word 2016
I když můžete index vytvořit kdykoli, doporučujeme vám jej vytvořit, jakmile skončíte se psaním a úpravou knihy nebo dokumentu.
Je možné aktualizovat index, pokud jste jej spustili během procesu psaní nebo úprav, ale pokud to uděláte po dokončení, nemusíte to dělat a je to obvykle mnohem jednodušší a rychlejší.
Nejprve otevřete dokument v aplikaci Word 2016. Vytvoření indexu je nyní dvoudílný proces. Položky, které chcete zahrnout do indexu, označíte jako první a poté z nich vytvoříte index.
Začněte přechodem na kartu Reference. Na této kartě najdete skupinu nástrojů indexu. Nejdůležitější pro první krok je „značka“. Kdykoli ji vyberete, řeknete aplikaci Word, že chcete, aby byl zvýrazněný text součástí indexu.
Takto se to dělá:
Krok 1: Označte text, který chcete zahrnout do indexu, a poté vyberte „Označit záznam“.
To je docela jednoduché. Jednoduše zvýrazněte text v dokumentu a poté stiskněte značku. Jednotlivá slova můžete rychle zvýraznit dvojitým kliknutím na slovo.
Krok 2 : Nakonfigurujte položku Rejstřík
Word otevře okno "Mark index entry", které můžete použít ke konfiguraci položky. Pokud chcete pouze indexovaný text, klikněte na tlačítko se značkou.
Můžete změnit formát čísla stránky (tučným písmem nebo kurzívou pro zvýraznění konkrétního textu), přidat podpoložku nebo automatizovat proces pomocí funkce označení všech funkcí.
Word zobrazí text, který byl označen XE "TEXT", takže víte, že již byl označen.
Značky odstavců a další skryté informace o formátování můžete zakázat na Domů> Zobrazit / skrýt, nebo pomocí klávesové zkratky Ctrl- (
Krok 3 : Opakujte postup
Projděte dokument a označte text, který chcete zahrnout do indexu. I když to můžete trochu automatizovat, navrhuji, abyste to neudělali, protože tímto způsobem získáte větší kontrolu nad indexováním.
Ano, vytvoření indexu bude trvat déle, ale výsledek bude lepší.
Krok 4 : Přidejte index do dokumentu Word
Po dokončení označování textu v dokumentu Word můžete do něj přidat index. Přejděte na umístění v dokumentu, ve kterém chcete, aby byl index zobrazen.
Vyberte Reference> Vložit index a přidejte jej do umístění. Word načte konfigurační okno, které můžete použít k přizpůsobení indexu.
Můžete jej použít například ke změně počtu sloupců nebo vybrat jinou šablonu formátu pro index. V okně se zobrazí náhled, abyste věděli, jak to vypadá v dokumentu, když provedete změny.
Krok 5 : Opravte chyby
Doporučuji, abyste si poté prošli indexem a opravili všechny problémy, které si můžete všimnout. Základním příkladem je více indexovaných záznamů, které odkazují na stejný typ informací, např. Reklama, reklama a reklamy.
Oprava chyb je snadná. Přeskočte na umístění v dokumentu, které chcete upravit, a jednoduše jej upravte v textu (část XE). Tím se změní označená položka.
Vše, co je potřeba udělat, je vybrat index a stiskem tlačítka „aktualizovat index“ použít změny. XE definuje položku a může se lišit od vybraného textu. Chcete-li sjednotit text, který by měl být uveden pod jednou položkou indexu, jednoduše upravte prvky XE a poté klepnutím na tlačítko indexu aktualizace aplikujte změny.
